Personuppgiftspolicy
Helhjärtad Finans AB (”Helhjärtad Finans”, ”vi”, ”oss”) värnar om din integritet och vet hur viktigt det är med integritet för våra kunder och webbplatsbesökare. Vårt mål med denna policy är att vi på ett tydligt och transparent sätt ska beskriva för dig hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information så att du känner dig säker på att dina personuppgifter är i säkert förvar. Helhjärtad Finans utför all hantering av personuppgifter i enlighet med EUs integritetslagstiftning GDPR.
Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur Helhjärtad Finans behandlar dina personuppgifter, vad Helhjärtad Finans använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.
Bakgrund
Helhjärtad Finans behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamål, och Helhjärtad Finans strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.
Helhjärtad Finans behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller marknadsföring, uppföljning och information. Helhjärtad Finans kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsanalyser.
Du har rätt att motsätta dig att Helhjärtad Finans använder personuppgifter för direktmarknadsföring. När Helhjärtad Finans samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan motsätta dig det.
Personuppgiftsansvar
Helhjärtad Finans är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på denna och andra webbplatser som drivs av Helhjärtad Finans och i Helhjärtad Finanss mobilapp. Helhjärtad Finans AB har det övergripande ansvaret för koncernens verksamhet i Norden.
Kontaktuppgifter
Du kan kontakta oss på hej@Helhjartadfinans.se eller via vanligt brev som skickas till Helhjärtad Finans AB, Nordlinds Väg 95, 217 73, Malmö.
Insamling av personuppgifter
Vad en personuppgift är
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, e- postadress och telefonnummer. Det gäller också till exempel kundnummer och krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.
Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in
Helhjärtad Finans samlar in personuppgifter på flera sätt, men i första hand direkt från dig.
Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt
Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via hemsidan, kundtjänst, på e-post, telefon eller på andra sätt. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende. Det är uppgifter om namn och kundnummer. Beroende på hur du väljer att kontakta oss kan vi också samla in kontaktuppgifter som t.ex. e-postadress eller telefonnummer. Vid personlig kontakt samlar vi också in de övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss.
Uppgifter som samlas in via helhjartadfinans.se
Om du registrerar en användaridentitet på helhjartadfinans.se samlar vi in din e-postadress för att skapa inloggningen. Vi samlar också in uppgift om ditt användarnamn. På helhjartadfinans.se kan du sedan välja att lämna uppgifter om namn, födelsedatum, ålder, kön och adress och kontaktuppgifter.
När du blir kund hos oss skapas en användaridentitet för att få tillgång till Helhjärtad Finanss webbaserade tjänster åt dig. Användaridentiteten omfattar i dessa fall samma personuppgifter som du lämnade till oss när du tecknat avtal med oss.
Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev
Om du väljer att prenumerera på Helhjärtad Finanss nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet. Om du väljer att lämna det samlar vi också in uppgifter om ditt postnummer och hemvistland.
Uppgifter som samlas in vid användning av våra digitala tjänster
När du använder någon av våra webbplatser, vår app, talar med någon av våra säljare i telefon eller någon annan digital tjänst från oss samlar vi in uppgifter om ditt användande av tjänsten. En del av dessa uppgifter kan vara personuppgifter, som t.ex. ditt IP-nummer. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i tjänsten och vilka sökningar du gör. Om du är inloggad på helhjartadfinans.se eller lämnar uppgifter som gör att vi kan identifiera dig kopplar vi ihop uppgifterna om ditt användarmönster med de andra uppgifter vi har samlat in om dig.
Uppgifter som samlas in från någon annan än dig
För att kunna hålla dina personuppgifter uppdaterade och korrekta kompletterar och uppdaterar vi dina personuppgifter genom inhämtning från privata och offentliga register. Det gäller t.ex. adressuppgifter och personnummer.
Hantering och lagring av personuppgifter
Helhjärtad Finanss rättsliga grund att behandla dina personuppgifter
Helhjärtad Finans behandlar dina personuppgifter lagenligt. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av ingånget avtal, specifikt av samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal med oss i vilket du är part.
Administration av dina tjänster
För att kunna leverera de tjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används t.ex. för att genomföra betalningen av de tjänster du har beställt.
Administration av dina tjänster inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, revision, kredit eller andra verifieringar.
Kundvård
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och kundnummer för att identifiera dig och dina beställda tjänster. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet. Denna information sparas i 200 dagar.
Utskick av information
När du ingått ett avtal med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bekräftelse på detta avtal, viktig information och erbjudanden kopplade till tjänsten. Sådana utskick sker till den e-postadress som har lämnats i samband med avtalsskrivningen.
Vi skickar betalningspåminnelser via e-post och SMS.
Marknadsföring och personifiering
Kundinformation kan användas i marknadsföringssammanhang av Helhjärtad Finans i samband med specifika marknadsföringskampanjer eller lansering av nya tjänster för att kontakta dig per post, epost och SMS.
Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrevet till dig och för att anpassa innehållet i nyhetsbrevet till just dig. Det är dels din e-postadress och dels uppgifter om din användarhistorik, ditt användarmönster och dina preferenser. Genom att använda dessa uppgifter kan vi ge dig de erbjudanden som vi tror att du har störst intresse och nytta av.
På våra webbplatser använder vi information om våra användare för s.k. personifiering. Det innebär att vi använder de uppgifter vi har samlat in om dig och din användning av våra tjänster för att påverka hur innehållet på webbplatsen ser ut när just du besöker oss. Anpassningen kan t.ex. vara att vi sparar och visar uppgifter om de tjänster du sökt på vid tidigare besök på vår webb, språkpreferenser, och att vi visar annonser och erbjudanden som vi tror passar just dig och dina önskemål.
Vi använder oss också av personifiering i vår kommunikation via sociala medier och webannonsering på andra webbplatser än helhjartadfinans.se.
I vissa fall delar vi uppgifter med våra samarbetspartners för att de ska hjälpa oss att anpassa våra erbjudanden och marknadsföring efter dig. Vi ingår avtal för att säkerställa att sådana samarbetspartners behandlar uppgifter i enlighet med tillämplig personuppgiftslagstiftning.
För analys av användarmönster och personifiering använder vi oss av cookies.
Utveckling av tjänster och service
Vi använder de uppgifter vi samlar in om våra kunder för att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster. Det gäller dels våra digitala tjänster, där vi analyserar användarbeteende för att utveckla hur vi presenterar information, erbjudanden och utformar funktioner. Det gäller också utveckling av våra produkter efter kunders önskemål och beteende och för att t.ex. åtgärda brister eller öka säkerheten.
I huvudsak använder vi anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för att göra denna typ av analyser. Det kan dock förekomma att vi använder även personuppgifter som vi har samlat in om det är relevant.
Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.
Lagringstider
Helhjärtad Finans följer god sed i branschen. Vi sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen.
Vi sparar alla de personuppgifter vi samlar in i vår kunddatabas. I kunddatabasen sparas personuppgifter och historik i två (2) år om du inte har samtyckt till att vi kan spara dina uppgifter längre. Om du samtycker till det specifikt sparar vi dina personuppgifter i upp till 10 år.
Om du reklamerar inom två år från den senast utförda tjänsten sparar vi samtliga dina uppgifter i tio år.
På helhjartadfinans.se sparas de uppgifter du har registrerat där så länge användaridentiteten är aktiv.
Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter så länge som du väljer att fortsätta ta emot nyhetsbrevet.
Telefonsamtal som spelas in i utbildningssyfte sparas i 200 dagar.
Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Det kan innebära att en uppgift som har gallrats ur ett system för att den inte längre är nödvändig kan finnas kvar i ett annat system där den lagras med stöd av samtycke eller för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.
Helhjärtad Finanss tekniska och organisatoriska åtgärder för säker behandling av dina personuppgifter
Vi vidtar löpande åtgärder för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Vi utvärderar kontinuerligt riskerna med den personuppgiftsbehandling som sker och vidtar nödvändiga säkerhetsåtgärder för att minska riskerna.
Vi utbildar kontinuerligt vår personal i dataskyddsfrågor och vi har ett eget dataskyddsombud. Har ni direkta frågor om hur vi arbetar med dataskyddsförordningen (GDPR) – kontakta gärna hej@helhjartadfinans.se.
Utlämning av personuppgifter
Microsoft
Vi använder oss av Microsofts officeprodukter och systemtjänster för vårt internaarbete. Det innebär att dina personuppgifter kommer att behandlas av Microsoft som har anlitats av oss som personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna lagras av Microsoft i en molntjänst inom EU. Personuppgifterna kan av Microsoft vid en omfattande IT- incident överföras till tredjeland (det vill säga ett land utanför EU/ESS). Denna överföring sker bara i syfte att skydda uppgifterna.
Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.
Interna IT-system
Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i våra boknings- och säljstödsystem, i vårt kundtjänstsystem och i ett system för datahantering och dataförbättring. Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.
Webbanalysföretag
Vi använder oss av externa leverantörer för personifiering och analys av användarbeteenden på våra webbplatser och för användarfeedback. Dessa företag hanterar personuppgifter som personuppgiftsbiträde för vår räkning. De uppgifter det rör sig om är framför allt uppgifter som hämtas in genom cookies och hanteras på anonym och aggregerad nivå.
Betallösningar
Vi använder oss av externa leverantörer för att hantera betalningar. Dessa leverantörer får tillgång till personuppgifter i form av namn, adresser och betalningsinformation. Denna hantering är nödvändig för att vi ska kunna leverera de tjänster du har beställt från oss.
Leverantörer av relaterade tjänster
För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och avtalspartners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras.
Utlämning till tredje land
Eftersom vi kan komma att hantera inkasso och finansieringstjänster runt om i världen finns en del av våra samarbetspartners (t.ex. inom inkasso- och kreditgivningsbranschen) utanför EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan. Oavsett vilket land Helhjärtad Finans överför dina personuppgifter har Helhjärtad Finans en skyldighet att tillse att en god skyddsnivå föreligger för dina personuppgifter. Vilket Helhjärtad Finans självklart gör.
Dina rättigheter
Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på helhjartadfinans.se, i vår app, vid kontakt med vår personal.
Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket.
Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.
Rätt att få information om vilka personuppgifter vi har sparade om dig
Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på ovanstående adress. Registerutdraget lämnas på begäran och är gratis en gång per år. Hur går jag tillväga för att begära ett registerutdrag?
Du skriver och begär ett registerutdrag från Helhjärtad Finans. OBS! Du måste skicka in din begäran skriftligen eftersom den ska innehålla din namnteckning, du kan alltså inte bara skicka ett e-post. Märk brevet ”Personuppgiftsutdrag – till Helhjärtad Finanss Personuppgiftsombud”.
Lagstödet för denna rättighet med registerutdrag finner du i 26 § personuppgiftslagen
Så här kan du skriva:
Personuppgiftsutdrag – till Helhjärtad Finanss Personuppgiftsombud
Härmed ansöker jag om information enligt 26 § personuppgiftslagen.
Ort, datum, namnteckning, namnförtydligande, personnummer, adress, e-post och telefonnummer erfordras.
Rätt till kontroll över dina personuppgifter
Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam eller s.k. profilering.
Cookies
På helhjartadfinans.se och våra andra webbplatser använder vi cookies för att förbättra din upplevelse, för att samla information för vår marknadsföring och för att kunna utveckla webbplatserna. Informationen lagras anonymt. Det kan förekomma att vissa personuppgifter hanteras av cookies på helhjartadfinans.se. För denna hantering gäller förutom vår personuppgiftspolicy också vår cookiepolicy.
Om du vill klaga
Den som anser att ett företag bryter mot integritetslagstiftningen kan vända sig till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats.